Sur les événements d’entreprise, salons et expositions, la gestion des hôtes et hôtesses d’accueil représente un enjeu fondamental pour leurs organisateurs. Avec des professionnels bien souvent mobilisés ponctuellement, sur de courtes durées, les retards et couacs d’organisation sont malheureusement à craindre. Pour fluidifier les communications et remontées d’informations, Anikit innove et lance une nouvelle fonctionnalité de gestion de prises de poste de service.
Les hôtes et hôtesses événementiel, ces acteurs clés de vos événements
De nos jours, rares sont les événements qui ne nécessitent pas la mise en place de professionnels de l’accueil et de la réception tels que les hôtes et hôtesses. Ces derniers sont généralement les points d’entrée et les premiers contacts avec les visiteurs.
Ces professionnels jouent un rôle essentiel dans la réussite et l’efficacité de divers types d’événements. Ils accueillent, orientent et informent les visiteurs et invités. Ils peuvent également gérer des files d’attente, vérifier des identités, distribuer de la documentation, fournir une assistance technique de base ou encore récolter des données et feedbacks via des formulaires et courts entretiens. Tout cela, en restant bienveillants et souriants envers les visiteurs.
Les hôtes et agents que vous mobilisez sur un événement, peu importe son envergure, représentent temporairement votre marque ou entreprise, et sont donc en partie garants de votre réputation. Ces derniers ont donc une lourde responsabilité et la diversité de leurs missions peut parfois mettre en péril leur professionnalisme. D’autant plus sur les événements d’envergure où les changements de dernière minute et problèmes techniques et logistiques peuvent être monnaie courante. Dans cette industrie, l’efficacité et la bonne coordination des horaires et des tâches sont donc clé, tout comme une communication soutenue entre chaque intervenant.
Le choix des outils que vous mettrez en place pour assurer la bonne gestion des hôtes et hôtesses doit donc faire partie intégrante de votre stratégie pour être certain d’offrir une expérience positive, fluide, accueillante et mémorable aux participants de votre événement.
La solution Anikit pour la gestion des prises de poste de vos agents
Manager les professionnels de l’événementiel peut être un vrai défi. Si certains hôtes d’accueil effectuent exclusivement ce métier et sont rattachés depuis longue date à des agences, la plupart le font en complément d’une activité principale ou en parallèle de leurs études, ponctuellement. En CDD ou intérim, les agents peuvent donc avoir peu de temps pour adhérer à la vision de l’agence qui les emploie et s’approprier les outils et règles imposées par leur employeur pour un événement précis. Les dispositifs qu’ils vont exceptionnellement utiliser doivent donc être simples d’accès, intuitifs et fluides afin d’éviter les confusions et retards dus à des informations manquantes et une communication laborieuse sur place.
Les équipes d’Anikit, conscientes de cette problématique, ont mis en place un moyen simple d’améliorer vos opérations, de simplifier vos processus et d’optimiser l’expérience de vos hôtes et visiteurs. Nos experts ont élaboré une nouvelle fonctionnalité afin de faciliter la gestion des ressources humaines : la gestion des prises de postes via une page en ligne.
Concrètement, les utilisateurs suivent un lien que vous leur aurez au préalable partagé, ce dernier menant à une fiche mission, en ligne. Ils pourront ainsi y rentrer leurs coordonnées, leur localisation et leur heure de prise de poste, mais aussi suivre des consignes, répondre à des questions, déclarer toute information qu’ils jugeront pertinentes et effectuer des demandes d’intervention (maintenance, nettoyage, renforts…).
Nous facilitons ainsi la remontée d’informations, et cela, peu importe l’envergure et la durée de l’événement grâce à une fonctionnalité personnalisable, modulable et accessible à tous, facilement et rapidement, de façon temporaire.
Cette nouvelle fonctionnalité de l’interface vous permet la remontée d’informations en temps réel afin de prendre des décisions éclairées rapidement. Vous pouvez alors réagir rapidement aux changements de dernière minute et garantir le bon déroulé et la fluidité de votre événement.
Enfin, suite à votre événement, vous pouvez également exploiter les données récoltées via notre interface. Les rapports détaillés des heures de prises de postes et des éventuels changements survenus peuvent vous permettre d’analyser les comportements et performances de vos agents afin de continuellement améliorer vos méthodes de travail.